最近項目忙得如火如荼，項目管理團隊核心成員僅三人，卻能保持按計劃不斷推進項目，最要多謝的是team leader的Mind Map（思維地圖）。
項目未正式啟動前，team leader已用鉛筆在A4紙上畫了張草圖，預見一系列的工作要點。地圖中間是項目名稱，輻射出幾個“枝幹”代表要點問題，枝幹再延伸出分支代表為解決問題需進行的工作及細節，並標明負責人與deadline。之後每星期開始時，team leader都會靜坐一旁，更新這張地圖——任何問題得到了解決，衍生了變化和新分支，或是有新的問題出現，地圖都會相應地改變。根據此圖，team leader就會發起一系列的討論和分析工作，解決疑難問題，觀察項目進展，修正時間表。
思維地圖其實並非team leader專利，而是個應用廣泛的借圖像輔助思維的工具，由英國人Tony Buzan於上世紀70年代提出。它的優點是比單純的文本更加接近人思考時的空間性想像，同時使用左腦（數理語言邏輯分析能力）和右腦（想像色彩空間能力），以擴散性思考和brain storm(頭腦風暴)為本，建立起概念性的組織任務的框架,能快速激發靈感，有助提升創意思考能力。
項目管理者的最大挑戰往往是當你自己忙得焦頭爛額時，如何確保每個參與者都盡忠職守地繼續推進他們手頭的任務，如何確保每個要點問題都在按計劃得到解決，如何確保新問題得到關註和解決。在歷時三四個月過程繁復人員眾多的項目上，思維地圖的重要性就更加彰顯，不僅有助理清思路，更能補充遺漏。
說到這，我也且將鍵盤擺一邊，拎起許久不用的鉛筆開始一張自己的思維地圖。
2012年8月5日 星期日
任務定律
團隊裏有位同事常請病假，又碰巧都在周一周五，有人閑言碎語質疑為何如此巧合。病假幾分真假只有同事自己清楚，然而無論身病還是心病，常缺席無疑會有惡性循環，“out of sight, out of mind”引致上司有意無意地對她減少任務分配，久而久之任務少擔子輕，人失去鬥誌就更易病。
同時間團隊裏也有人身兼多個項目，每天早晚忙個不停，反而極少告病，且越發思維敏捷精神熠熠，正所謂“能者多勞”。
記得曾讀過一句話：If you have an urgent task, give it to a busy person--they will get it done quickly（將緊急任務交給忙人，他們會第一時間完成）。頭腦與能力都好比肌肉，會越用越發達。面對的困頓處境和解決的疑難問題多了，能力不斷增強。將任務交給這些“肌肉”發達的人，效率高質量好的機會的當然更大。
關於任務分配，還有一個更廣為人知的Hlade法則：If you have a difficult task, give it to a lazy person--they will find an easier way to do it（將困難任務交給懶人，他們會用簡單的方法解決）。個人覺得需要加個前提：即任務不緊急。懶辦法的執行過程貌似輕松，諷刺的是，懶人找到懶辦法的過程卻可能煞費周折，整體時間精力的節約有限。
曾有次要A幫手從網上下載文件，若按部就班地做也就半個小時，A卻偏偏花了一個小時研究出如何bulk下載，還得意不已。事後雖覺可笑，我卻也表示贊許，因為對待既不提升能力也不緊急的任務,要秉承的原則是：Outsourcing 100% what you know how to do（將所有自己會做的任務都分配出去），而將時間精力用在更有挑戰更重要的工作上。
同時間團隊裏也有人身兼多個項目，每天早晚忙個不停，反而極少告病，且越發思維敏捷精神熠熠，正所謂“能者多勞”。
記得曾讀過一句話：If you have an urgent task, give it to a busy person--they will get it done quickly（將緊急任務交給忙人，他們會第一時間完成）。頭腦與能力都好比肌肉，會越用越發達。面對的困頓處境和解決的疑難問題多了，能力不斷增強。將任務交給這些“肌肉”發達的人，效率高質量好的機會的當然更大。
關於任務分配，還有一個更廣為人知的Hlade法則：If you have a difficult task, give it to a lazy person--they will find an easier way to do it（將困難任務交給懶人，他們會用簡單的方法解決）。個人覺得需要加個前提：即任務不緊急。懶辦法的執行過程貌似輕松，諷刺的是，懶人找到懶辦法的過程卻可能煞費周折，整體時間精力的節約有限。
曾有次要A幫手從網上下載文件，若按部就班地做也就半個小時，A卻偏偏花了一個小時研究出如何bulk下載，還得意不已。事後雖覺可笑，我卻也表示贊許，因為對待既不提升能力也不緊急的任務,要秉承的原則是：Outsourcing 100% what you know how to do（將所有自己會做的任務都分配出去），而將時間精力用在更有挑戰更重要的工作上。
2012年8月4日 星期六
三句箴言（3）
之前分享了某金融前輩總結的箴言的前兩句：“凡事皆有Compounding Effect (復利效應)”和“Always Check The Front Page （永遠檢查封面）”。今天分享最後一句：Everthing Has Its Consequence (凡事考慮後果)。
這句話有兩個層面，第一個層面說的是“勿以善小而不為，勿以惡小而為之”，與佛教的因果論類似：一切事物均從因緣而生，有因必有果；因果輾轉相生，善因結善果，反之亦然。每個行為想法實施前，都值得慎重考慮它對自己他人的影響及可能的後果。不少隨慣性生活和做事的人都因疏忽考慮後果而栽了跟頭。友人公司曾炒了兩個董事，背後原因復雜，但兩人有個共同點，即濫用公司資源滿足私利：一個用公數為自己的辦公室添置家電，另一個則依據私利的多少來選取供應商。若他們能在作出這些行為前遏制一己私欲，思考一下後果如何，也許本可以避免事業的悲劇。
第二個層面說的是“要分清楚原因（行動）和結果（目標）。”不少人常常太過專註於目標（理想的結果），將目標誤作原因盲目執行，最後導致不理想甚至相反的結果，損害目標的達成。舉個例子，金融海嘯之所以破壞力巨大，就是因為太多機構執著於股東價值最大化，而過度使用結構衍生工具以期提高收益，結果承擔了過量的風險，最後反將所有的價值都報銷了。針對這個層面，前輩有個好建議，即時刻牢記目標，而只做將自己與目標拉近的事情，拒絕做將自己與目標扯遠的事情。
這句話有兩個層面，第一個層面說的是“勿以善小而不為，勿以惡小而為之”，與佛教的因果論類似：一切事物均從因緣而生，有因必有果；因果輾轉相生，善因結善果，反之亦然。每個行為想法實施前，都值得慎重考慮它對自己他人的影響及可能的後果。不少隨慣性生活和做事的人都因疏忽考慮後果而栽了跟頭。友人公司曾炒了兩個董事，背後原因復雜，但兩人有個共同點，即濫用公司資源滿足私利：一個用公數為自己的辦公室添置家電，另一個則依據私利的多少來選取供應商。若他們能在作出這些行為前遏制一己私欲，思考一下後果如何，也許本可以避免事業的悲劇。
第二個層面說的是“要分清楚原因（行動）和結果（目標）。”不少人常常太過專註於目標（理想的結果），將目標誤作原因盲目執行，最後導致不理想甚至相反的結果，損害目標的達成。舉個例子，金融海嘯之所以破壞力巨大，就是因為太多機構執著於股東價值最大化，而過度使用結構衍生工具以期提高收益，結果承擔了過量的風險，最後反將所有的價值都報銷了。針對這個層面，前輩有個好建議，即時刻牢記目標，而只做將自己與目標拉近的事情，拒絕做將自己與目標扯遠的事情。
三句箴言（2）
上期分享了某金融前輩總結30余年人生事業精華的三句箴言的第一句，“凡事皆有Compounding Effect (復利效應)”，今天分享第二句：Always Check The Front Page （永遠檢查封面）。
前輩曾為sell side分析員，其核心產品分析報告的主體內容千變萬化，封面卻相對統一，通常有行業、公司、標題、日期、買賣信號、目標價、交易價、分析員信息、摘要等。前輩說：無論報告內容多麽有見地，若封面有錯誤遺漏，可信度立即受損。舉例說，分析報告有time sensitivity，若遺漏日期，就失去了及時性和可操作性。另外，通常客戶只讀封面要點，一個小錯誤就可能令分析員為數十頁主體內容花費的努力付諸東流。
透過字面意思，這句箴言其實是讓你“永遠檢查最明顯的地方”，可以應用在工作生活各方面。今年CFA不少考生被拒入場而浪費了數月的準備，只因沒有事先檢查最明顯的“考生須知”。 還有，由於第一印象三秒內已定，所以面試當日外形smart比頭腦smart更重要，出門前一定要檢查儀容。另外，如今工作多用電子郵件，準確撰寫和充分理解郵件的能力相當重要，也許你寫了封分析透徹面面俱到的郵件，卻因幾個typo而令整個郵件甚至你的reliability大打折扣，或者你提了個自以為聰明的問題，卻沒發現email chain裏早有交待，這些都可通過“檢查最明顯的地方”來避免。
仔細想來，這句箴言和“80/20法則”有異曲同工之妙，check the front page也許只花20%的功夫，卻可能糾正原本會造成80%損失的錯誤。
前輩曾為sell side分析員，其核心產品分析報告的主體內容千變萬化，封面卻相對統一，通常有行業、公司、標題、日期、買賣信號、目標價、交易價、分析員信息、摘要等。前輩說：無論報告內容多麽有見地，若封面有錯誤遺漏，可信度立即受損。舉例說，分析報告有time sensitivity，若遺漏日期，就失去了及時性和可操作性。另外，通常客戶只讀封面要點，一個小錯誤就可能令分析員為數十頁主體內容花費的努力付諸東流。
透過字面意思，這句箴言其實是讓你“永遠檢查最明顯的地方”，可以應用在工作生活各方面。今年CFA不少考生被拒入場而浪費了數月的準備，只因沒有事先檢查最明顯的“考生須知”。 還有，由於第一印象三秒內已定，所以面試當日外形smart比頭腦smart更重要，出門前一定要檢查儀容。另外，如今工作多用電子郵件，準確撰寫和充分理解郵件的能力相當重要，也許你寫了封分析透徹面面俱到的郵件，卻因幾個typo而令整個郵件甚至你的reliability大打折扣，或者你提了個自以為聰明的問題，卻沒發現email chain裏早有交待，這些都可通過“檢查最明顯的地方”來避免。
仔細想來，這句箴言和“80/20法則”有異曲同工之妙，check the front page也許只花20%的功夫，卻可能糾正原本會造成80%損失的錯誤。
三句箴言（1）
最近聽到一位金融界前輩總結從業30余年的閱歷，精煉成三句箴言，深覺受益，想分次與大家分享。
第一句：凡事皆有Compounding Effect (復利效應)。復利是指以每年的收益產生額外收益，即今天的1萬元存下來，若年息3%，25年後將double還多。該定律也適用於人生：一個個有益的行為接連發生，不斷“利滾利”，就會產生可觀的人生收獲。相反的，開始1萬元的投資，若每年損失3%，25年後將剩一半不到；而人生中若錯誤的行動接踵而至，則會有無法想象的“復加”破壞力。
反面教材比比皆是，尤其在才俊倍出的金融業。近期有樁可能涉及綁架及不雅錄影的醜聞，懷疑涉案主角是位基金界新星，曾20多歲已任職對沖基金MD，後設立自己的基金，名噪一時。該基金卻在上年突然停滯，傳言懷疑他因交友不慎而涉案，精神財富與名譽均受打擊，只能暫時隱退。友人任職的財富管理公司某日來PITCH的人居然是該公司創始人之一的P先生，驚詫之余友人得知P先生雖曾名震業界且家財萬貫，卻因數次離婚分身家，而付出了巨大的經濟精神代價，數十年下來處境已大不如前。在商業社會裏，因錯誤甚至愚蠢決定而逐漸喪失領先地位的公司更不勝數。
世事萬物都是因果的循環和積累。每決定下一步前，若都能考慮復利的結果是正還是負，審慎地選擇，相信必能為自己的人生和事業劃出一條向上進步的曲線。
第一句：凡事皆有Compounding Effect (復利效應)。復利是指以每年的收益產生額外收益，即今天的1萬元存下來，若年息3%，25年後將double還多。該定律也適用於人生：一個個有益的行為接連發生，不斷“利滾利”，就會產生可觀的人生收獲。相反的，開始1萬元的投資，若每年損失3%，25年後將剩一半不到；而人生中若錯誤的行動接踵而至，則會有無法想象的“復加”破壞力。
反面教材比比皆是，尤其在才俊倍出的金融業。近期有樁可能涉及綁架及不雅錄影的醜聞，懷疑涉案主角是位基金界新星，曾20多歲已任職對沖基金MD，後設立自己的基金，名噪一時。該基金卻在上年突然停滯，傳言懷疑他因交友不慎而涉案，精神財富與名譽均受打擊，只能暫時隱退。友人任職的財富管理公司某日來PITCH的人居然是該公司創始人之一的P先生，驚詫之余友人得知P先生雖曾名震業界且家財萬貫，卻因數次離婚分身家，而付出了巨大的經濟精神代價，數十年下來處境已大不如前。在商業社會裏，因錯誤甚至愚蠢決定而逐漸喪失領先地位的公司更不勝數。
世事萬物都是因果的循環和積累。每決定下一步前，若都能考慮復利的結果是正還是負，審慎地選擇，相信必能為自己的人生和事業劃出一條向上進步的曲線。
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