電郵最大的優點是不具侵犯性,當你發出一封要對方答复的郵件,信息得到傳達的同時,留出了空間待對方消化分析回應,相比電話詢問來得從容。對內向的人而言,電郵更如一個安全的平台讓他們表達自我,避免局促尷尬。
記得自己剛開始投行工作時,事不分輕重緩急必發郵件,躲在comfort zone裡好不自在,卻忽視了投行的精髓除了解決問題,最重要的三個字是快快快。郵件為對方留出回复空間的同時,也留下了迴避的空間,常常影響效率。被老闆教訓後,我開始膽粗粗,遇到微急任務就立刻拎起電話,理得對方是同公司的senior 還是客戶方的上市公司CFO,誰能解決問題就打給誰。遇到稍複雜的問題,我會先發封詳細的郵件,再立即電話跟進。
進入corporate工作後,我習慣性地沿用這套舊方法,卻發現不適用了。老闆一副恨鐵不成鋼的模樣告訴我corporate is a different animal,語重心長地傳授了“溝通寶典”:越緊急和越有潛在風險暴露(risk exposure)的任務,就越要發郵件,且要盡量抄送“全世界”,如此對方便有壓力要按時完成,若不能完成也礙於證據確鑿無法抵賴脫身;再者,若出了問題便是“全世界”的問題,所謂法不責眾便會大事化小,此乃風險分散和規避。電話溝通則要留給不緊急且無風險的小任務,及不能公諸天下的“私房話”,不僅有效率更能加強彼此的信任和bonding。