不公平的時間

最近手頭兩個項目同時啟動，我白天在office忙完，夜晚要溫書備考，此外還要勤閱讀思考以保證筆耕質量，深覺時間精力吃緊。換個角度看，這是個鍛煉自己的好機會，可增強時間管理和multi-tasking的能力。

時間的流逝對每個人都是公平的，然而如何使用時間，我們是有選擇的：可以揮霍荒廢它，也可高效利用它，不公平由此才產生了。

管理時間的技巧很多，個人覺得其精髓是：保持精神專著和內心平靜。用一分鐘分神發呆或焦慮擔心可否完成任務，相比用一分鐘專著思考或認真做事，結果的差別顯而易見。辦公室裏常見有人邊工作邊聽耳機發whatsapp，如此不專著狀態下做的報告自然紕漏百出；也有人一遇緊急任務就進入“巔瘋”狀態，狂敲鍵盤大聲電話飛奔走廊，如此慌亂情景下的產出質量也值得懷疑。香港人每天都好像很忙，而所謂的“忙”，往往是因為太多緊急的事霸佔了時間。IT界風雲任務李開復說：“減少緊急，才能管理時間。”有了專著冷靜的頭腦，人才能選擇做重要的事情，減少緊急的時刻。

有了好心態，再有好技巧管理時間就錦上添花。“統籌法”（Overall Planning Method）*就非常有效。數學家華羅庚一篇講統籌法的文章裏有個例子：想泡壺茶，要燒開水（10分鐘），要洗水壺（1分鐘），要洗茶具（2分鐘），要拿茶葉（1分鐘）。怎麽安排？A：洗水壺，灌涼水燒水；等水開的同時，洗茶具拿茶葉；等水開了，泡茶喝。B：洗水壺茶具拿茶葉，再灌水燒水；坐待水開，泡茶喝。C：洗水壺，灌涼水燒水；坐待水開之後，再急忙洗茶具找茶葉，泡茶喝。用統籌安排的方法A最有效，只需11分鐘；而方法B與C需14分鐘。這看似小題大做，但當涉及大型項目時，我們很容易一頭紮進去，處理自己最熟悉或最簡單的部分，最終漏洞多多且整體效率低。做項目時我會依統籌法，將需要其他部門或人員解決的問題先進行溝通並分配好，再利用等待的時間處理自己負責的領域，待對方回復時，剛好一切就緒。

另外，列任務清單（To-do List）也特有用。我習慣每天工作開始前，按重要與緊急程度，寫下當天的主要任務並加上小空格，每完成一項就tick;若有跟進或新任務，就再加到清單裏。一日下來，不單頭腦清晰目標明確不慌亂，望著一件件完成的任務時更有喜悅的成就感。

------------------------------------------------------------

註：*統籌法：通過重組,打亂,優化等手段改變原本的固有辦事格式,優化辦事效率的一種辦事方法。

此文刊登於2012年5月4日第338期《資本創富》(Capital Money)