工作軟實力

上一期“思維地圖”，講的是項目管理和工作的技術層面，今期想談談更加重要的工作“軟實力”層面，比如presentation, 分散風險等等。

“Presentation”即是“做好表面文章”，聽似膚淺，實則非常關鍵。舉個簡單的例子，A通常夜晚早收工一些以保證第二天精神熠熠返工；B則喜歡利用夜晚安靜的時間趕工，卻導致翌日困倦遲到。A通常在開重要會議前，會溫習項目要點的數據和問題，開會時總能對答如流，可信度不斷提高；B卻由於通宵趕工而在困倦之余頭腦轉速下降，又缺乏時間為會議做準備，回答問題反應遲鈍，給人留下負面印象。兩人總體的努力的程度也許並無分別，卻在上司和同事眼中產生截然不同的效果。

聰明的工作者永遠知道，要把80%的時間用在20%的重點“出鏡”機會上裝備自己，先可事半功倍。

 

“分散風險”實質是“有效配置資源”。不少項目管理的“初學者”常因為有心做好項目而到處攬責任上身，結果不僅吃力不討好，而且將風險集中於自己身上。前幾天和分析員B趕匯報材料，臨時有項分析任務需要咨詢公司的人完成，在對方不停提問又時間緊急之下，B決定代替咨詢公司親自完成該分析。結果B不僅在分析上犯了技術性錯誤，還浪費了本用來完成自己手頭工作的時間，受到雙重的責問。

一個人的時間精力有限，應集中用在自己分內和擅長的任務上，而將屬於其他人的任務留給其他人去負責和完成，如此不僅有助提高整體效率，更能降低和分散職責風險。